AI-opvolging van kandidaten: zo werkt het in recruitment

Een kandidaat klikt op je advertentie, laat een berichtje achter en hoort drie dagen niets. Dan is hij al weg. Maxim, de AI-recruiter in de AI Recruitment Marketing van Pulse, voorkomt dat. Maxim reageert direct, stelt functiepassende vragen via WhatsApp en geeft alleen de kandidaten door die echt passen. Jij voert de gesprekken met de gekwalificeerde kandidaten.

Hieronder lees je stap voor stap wat er automatisch gebeurt, waar een mens het overneemt en wat kandidaten ervan merken.

Waarom opvolging het verschil maakt

Slechts 10% van de arbeidsmarkt zoekt actief naar werk. Zo'n 75% is latent: tevreden genoeg om niet te solliciteren, maar wel open voor een goede kans. Die groep bereik je niet met een vacature op een jobboard. Daarom zet Pulse betaalde Meta-advertenties (Facebook en Instagram) in, die je vacature laten zien aan de juiste doelgroep, ook als iemand nog niet op zoek is.

Zo'n kandidaat laat zich niet lang vasthouden. Wie na een klik niet snel een persoonlijke reactie krijgt, haakt af. Het werk dat de winst bepaalt is dus nabellen, filteren en plannen. Dat is precies wat Maxim overneemt. De inhoudelijke matchgesprekken blijven bij jou, omdat daar het menselijke oordeel telt.

Zo werkt AI-opvolging stap voor stap

Het proces loopt van advertentie tot gekwalificeerde kandidaat in zes stappen.

1. Advertentie. Je vacature draait als campagne op Facebook en Instagram, gericht op de doelgroep die we samen tijdens de intake bepalen.
2. Kandidaat start. Iemand reageert op de advertentie en laat contactgegevens achter.
3. Eerste reactie. Maxim stuurt direct een persoonlijk bericht via WhatsApp, ook 's avonds en in het weekend.
4. Screeningvragen. Maxim stelt een paar vragen die bij de functie passen, zoals woonplaats, ervaring, beschikbaarheid en voorwaarden.
5. Score en kwalificatie. Op basis van de antwoorden bepaalt Maxim of de kandidaat past bij de eisen die jij hebt vastgelegd.
6. Dashboard. Gekwalificeerde kandidaten verschijnen met hun gesprek in je dashboard. Jij kiest wie je wilt spreken.

Alles tot en met de kwalificatie is geautomatiseerd. De keuze wie je uitnodigt en het gesprek zelf doe jij.

Kanalen en timing: wat kandidaten en jij kunnen verwachten

De voorselectie verloopt via WhatsApp. Kandidaten gebruiken die app toch al de hele dag, dus de drempel om te antwoorden is laag. Een antwoord kost een paar seconden, een formulier invullen vaak minuten.

Een screeninggesprek bestaat uit een paar korte vragen, niet uit een lang formulier. De kandidaat weet na afloop wat de vervolgstap is: jij neemt contact op, of het gesprek wordt netjes afgesloten.

Gebruik je een ATS? Dan bespreken we tijdens de intake hoe je gekwalificeerde kandidaten daar het handigst in zet. Wat Pulse standaard levert, zijn de gesprekken en kandidaten in je dashboard.

Zo ziet een gesprek eruit

Hieronder staan drie voorbeelden van hoe zo'n gesprek kan lopen. De vragen zijn per vacature anders, omdat ze worden afgestemd op de functie. Het voorbeeld is een monteur bij een installatiebedrijf.

Kennismaking en interesse

Maxim: Hoi Karel, leuk dat je op onze advertentie reageerde! Je hebt interesse in de vacature monteur bij Installatiebedrijf De Vries. Klopt dat? Ik stel je een paar korte vragen, dan weet de werkgever meteen of jullie een match zijn.

Karel: Ja, klopt!

Screeningvragen

Maxim: Fijn. In welke plaats woon je?

Karel: Dordrecht.

Maxim: Heb je ervaring als monteur of in een vergelijkbare technische functie?

Karel: Ja, vier jaar bij een ander installatiebedrijf.

Maxim: En heb je een rijbewijs B? De functie is fulltime en je rijdt met een bedrijfsbus.

Karel: Ja, dat heb ik.

Planning en overdracht

Maxim: Dank je, Karel! Dit past goed bij wat de werkgever zoekt. Ik zet je door, dan neemt een medewerker van De Vries contact met je op. Is overdag of 's avonds het handigst om te bellen?

Karel: Liever na vijven.

Zo kan de werkgever de volgende ochtend bellen met iemand die al weet waar het over gaat.

Hoe kwalificatie werkt

Jij bepaalt in de intake welke eisen echt harde eisen zijn (bijvoorbeeld een rijbewijs of een maximale reisafstand) en welke een pré zijn (bijvoorbeeld ervaring met een specifiek systeem). Maxim legt de antwoorden van de kandidaat naast die criteria. Voldoet iemand aan alle harde eisen en scoort hij goed op de rest, dan is hij gekwalificeerd en komt hij in je dashboard.

Wat gebeurt er als een antwoord niet past?

Maxim wijst niet direct af bij elk afwijkend antwoord. Is een antwoord onduidelijk, dan komt er een vervolgvraag. Past iemand daarna nog steeds niet bij de functie, dan sluit Maxim het gesprek beleefd af, zodat de kandidaat niet in het ongewisse blijft. Jouw dashboard blijft daardoor vrij van losse reacties die niet aansluiten.

Wie neemt het over, en wanneer?

Maxim kwalificeert. Jij beslist. Zodra een kandidaat voldoet aan je criteria, staat hij met zijn gesprek in je dashboard, en jij kiest wie je uitnodigt. Heb je een kandidaat waarover je twijfelt, dan lees je het gesprek terug en beslis je zelf of je hem spreekt.

Dat betekent ook: je krijgt geen stapel cv's. Je krijgt een gecontroleerde shortlist van mensen die al hebben laten zien dat ze bij de functie passen. De succesmanager van Pulse kijkt daarnaast mee naar de resultaten. Als de kandidaten die doorkomen niet goed aansluiten, passen we de screeningvragen en de advertentie aan.

Privacy en AI: wat kandidaten mogen weten

Kandidaten delen persoonsgegevens met Maxim, dus het is goed om te weten waar je op let. Hieronder staat wat wij als uitgangspunt nemen. Het is geen juridisch advies, en voor jouw eigen situatie raden we aan dit ook met je eigen privacyadviseur te bespreken.

• Kandidaten horen dat ze met een AI-assistent praten. Maxim doet zich niet voor als mens.
• Er worden alleen vragen gesteld die relevant zijn voor de functie. Geen onnodige persoonlijke gegevens.
• Een kandidaat kan op elk moment aangeven dat hij niet verder wil. Dat wordt gerespecteerd.
• Een mens kijkt mee. De uiteindelijke keuze wie een gesprek krijgt, ligt bij jou als werkgever, niet bij de AI alleen.

De AVG geeft mensen rechten bij geautomatiseerde besluitvorming en profilering, zoals het recht op informatie en op menselijke tussenkomst. De EU AI Act beschouwt AI-systemen die worden gebruikt voor werving en kandidaatselectie als hoog risico. Dat betekent onder meer dat transparantie naar betrokkenen en menselijk toezicht belangrijk zijn. Beide principes zijn terug te vinden in de manier waarop Maxim werkt: kandidaten weten dat het AI is, en jij neemt de beslissing.

Veelgestelde vragen

Is dit een volledig geautomatiseerde afwijzing?

Nee. Maxim voert de voorselectie uit, maar jij beslist wie je uitnodigt. Kandidaten die niet doorkomen, krijgen een nette afsluiting. Vindt een kandidaat dat er iets niet klopt, dan kan hij dat laten weten, waarna een mens ernaar kijkt.

Hoe snel heb ik kandidaten?

Maxim reageert direct op elke kandidaat die reageert, dus de opvolging hoeft niet te wachten op jouw agenda. Pulse geeft daarnaast een sollicitatiegarantie: krijg je binnen 14 dagen geen gekwalificeerde sollicitaties, dan krijg je je geld terug.

Moet ik zelf selecteren?

Alleen op het laatst. Maxim doet de voorselectie, jij kiest uit de gekwalificeerde kandidaten wie je wilt spreken.

Maakt AI fouten?

Soms wel. Maxim leert van echte gesprekken en we verbeteren de vragen en criteria continu. Daarom kun je de gesprekken zelf teruglezen in je dashboard en kijkt je succesmanager mee naar de kwaliteit van de kandidaten die doorkomen.

Werkt dit ook voor lastige functies?

Ja, juist daar loont het. Door ook latent werkzoekenden te bereiken met Meta-advertenties en ze snel op te volgen, vind je ook kandidaten die niet op jobboards zitten. Bij weinig respons optimaliseren we de campagne en de vragen.

Wat krijg ik aan rapportage?

Je ziet de gesprekken met kandidaten in je dashboard. Daarnaast hoort optimalisatie en rapportage bij de werkwijze: we kijken wat de campagne oplevert en sturen bij waar dat nodig is.

Wat kost het?

Basic kost 340,- per maand (650,- opstartkosten), Standaard 495,- per maand (850,- opstartkosten) en Employer Branding 950,- per maand (1.450,- opstartkosten). Het advertentiebudget komt daar nog bij. De prijzen zijn vast, zodat je weet waar je aan toe bent.

Maxim in actie zien?

Wil je weten hoe dit past bij jouw vacature? Plan een kennismaking met Pulse. We lopen samen door de intake, de screeningvragen en wat je kunt verwachten, en je krijgt een vaste succesmanager als aanspreekpunt.